Incassotermijn NS Business Card verandert: wat betekent dit voor u?

Voor wie is de NS Business Card?

De NS Business Card is een ov-kaart die beschikbaar is voor zakelijke reizigers. De kaart is voor zowel zzp’ers, mkb’ers en grootzakelijke gebruikers. Alle reizen verschijnen achteraf op de maandelijkse btw-factuur. Dat is handig als u, of uw werknemers, veel onderweg zijn en reiskosten maken. Maar nu gaat er voor sommige zakelijke klanten het een en ander veranderen omtrent het betalen van deze kosten. Oscar van Elferen, woordvoerder van NS, geeft antwoorden op een aantal vragen.

Wat verandert er omtrent de betaling van NS Business Card?

“Bij zakelijke klanten werd het bedrag van een factuur in eerste instantie pas na 30 dagen van hun rekening afgeschreven. Nu wijzigt de termijn echter naar ongeveer 3 werkdagen tussen factuurdatum en afschrijving. Deze wijziging geldt voor klanten die zelf een NS Business Card (online op de website) hebben besteld bij NS”, vertelt van Elferen. In totaal krijgen zo’n 100.000 klanten te maken met deze wijziging. In de meeste gevallen gaat het om kleinzakelijke klanten. ”Grootzakelijke klanten hebben doorgaans namelijk een breder mobiliteitscontract met NS afgesloten met andere afspraken en hoeven dus niet zelf Business Cards te bestellen.”

Waarom verandert de incassotermijn?

“Het leidde tot verwarring en onduidelijkheid bij onze klanten. We kregen vaak vragen van klanten over de factuur doordat de kosten pas veel later geïnd werden dan ze gemaakt werden. Zo kon een klant nadat hij zijn Business Card had beëindigd, nog tot 2 maanden daarna een factuur van NS ontvangen. Daarnaast konden de kosten flink oplopen voordat er ingegrepen werd, als klanten niet konden of wilden betalen. Dit was voor klanten die met een hoge schuld kwamen te zitten, en voor ons, geen wenselijke situatie.”

Waarom eenmalig een dubbel maandbedrag betalen?

Door de wijziging vindt er voor het grootste deel van de betreffende klanten in februari 2024 eenmalig 2 afschrijvingen plaats. Zo worden de kosten belast van de maand januari en die van februari. Een klein deel van de klanten hebben echter al in september 2023 een brief gekregen en in oktober een dubbele afschrijving gehad.

Wat nou als iemand dit niet kan betalen?

Maar deze kosten kunnen ineens flink oplopen. Zo betalen sommige klanten tot wel honderden euro’s per maand. En deze kosten kunnen voor veel mensen nu dus verdubbelen. Dat kan niet iedereen betalen. Daarom komt NS deze klanten tegemoet. “We snappen dat we met deze eenmalige correctie sommige klanten financieel zwaar kunnen belasten. Met klanten die hierdoor in de problemen raken, zoeken we graag samen een oplossing. Dat zal altijd maatwerk zijn, maar te denken valt aan het betalen in termijnen.”

Wanneer wordt dit afgeschreven?

Ongeveer 75 procent van de klanten heeft halverwege januari een brief ontvangen met het bericht over de veranderende incassotermijn. Als u er echter nu pas achter komt dat u deze kosten niet kunt dragen, zult u snel moeten handelen en contact moeten opnemen met de zakelijke klantenservice van NS. De factuur ontvangen zakelijke klanten namelijk altijd rond de 14e van iedere maand. De eerste afschrijving heeft daarom waarschijnlijk al plaatsgevonden. De eenmalige 2e afschrijving kan ook nu al zijn afgeschreven, en anders vindt dit de komende dagen plaats.

(Foto: Shutterstock)