Check elke factuur die er binnenkomt: dit kan u veel geld schelen
Betaalt u zomaar elke factuur die er binnenkomt? Soms kan het lonen om toch nog eens de boel goed na te rekenen. Staat de komma wel goed? Klopt de berekening van de btw wel?
Betalen of eerst checken?
Elke week vallen er wel facturen door uw brievenbus, fysiek of digitaal. Het kan om een rekening gaan van uw tuinman of van de leverancier van uw nieuwe zitbank. Wat is uw betaalgewoonte? Direct betalen zonder op of om te kijken? Of gaat u de factuur eerst helemaal uitvlooien of die wel klopt?
Waar hebben het hier precies over? Over facturen van een bedrijf, waarvoor u zelf een opdracht heeft gegeven. Het gaat hier dus niet om mails van nepincassobureaus waar Meldpunt ook ruimschoots aandacht aan heeft besteed.
Een vergissing is menselijk
Meldpunt krijgt een melding van een volger die een klacht heeft over zijn factuur. Naar zijn idee klopt het bedrag niet. De vraag is: moet u elke factuur zonder te checken zomaar betalen? Of kunt u beter de hele optelsom op de rekening nalopen en deze opnieuw berekenen? Waarom niet? Als dat de uitkomst in uw voordeel verandert, is dat een heel goed idee.
De klager in kwestie krijgt gelijk. Het timmermansbedrijf dat bij hem een boekenkast heeft gemaakt, blijkt zich vergist te hebben. De klant hoeft na de correctie een paar tientjes minder te betalen. En dat is toch mooi meegenomen. Veel bedrijven geven tegenwoordig een helder inzicht in de berekening van hun facturen. Goede voorbeelden hiervan zijn energiebedrijven. Met de hoge energieprijzen rekenen klanten maar wat graag hun factuur na.
Een foute berekening verandert alles, ook het btw-bedrag
Loop de rekening even na, tel alle posten opnieuw op en kom tot het nieuwe totaalbedrag ex-btw. Deze nieuwe prijs heeft ook gevolgen voor de btw die u moet betalen, want het percentage (meestal 21 procent, soms 9 procent) over een kleiner bedrag, levert ook een ander btw-bedrag op. Betaal nadat u en uw leverancier het eens zijn geworden over de correctie, het nieuwe totaalbedrag inclusief btw. Uw leverancier is wettelijk verplicht u eerst een correctiefactuur te sturen met dat juiste bedrag erop.
Iets anders, maar niet geheel onvergelijkbaar: het bedrag dat u met uw parkeerapp betaalt, kan soms ook niet kloppen. Soms loopt de app door, terwijl u allang weg bent van die parkeerplek. Ook dit is al in een uitzending van Meldpunt aan de orde geweest.
Wat als de factuur een fout bevat in het nadeel van de afzender?
Het omgekeerde kan natuurlijk ook voorkomen dat een factuur, die u narekent, in het nadeel van de afzender blijkt te zijn opgesteld. Het is dan wel zo netjes om deze crediteur dan ook van zijn fout op de hoogte te stellen en een nieuwe correctiefactuur af te wachten. Dit komt vaker voor dan u denkt.
Ook over deze mogelijkheid is een melding binnengekomen bij Meldpunt. De melder zegt de nieuwe, voor hem duurder uitvallende factuur keurig te gaan betalen. Het scheelt wel 5 tientjes. Dat is niet niks, maar het is wel zo eerlijk. En zoals een oud gezegde luidt: eerlijkheid duurt het langst.
Bent u zelf ondernemer en stuurt en ontvangt u facturen?
Wie zelf ondernemer is, verstuurt en ontvangt ook facturen. Dan moeten ze ook kloppen. Lees hier aan welke eisen de facturen die u verstuurt moeten voldoen voor uw btw-administratie.
Kort samengevat zijn dat deze punten:
- Uw volledige naam en die van uw klant
- Uw volledige adres en dat van uw klant
- Uw btw-identificatienummer
- Uw KVK-nummer
- De factuurdatum
- Een factuurnummer
Inkomende facturen kunt u als ondernemer ook maar beter even checken: kijk of de afzender u bekend is en of u daar inderdaad zaken mee heeft gedaan. Controleer verder alle crediteurgegevens: KvK-nummer, IBAN enzovoorts. Check ook of die nummers kloppen.
(Bron: Archief, Belastingdienst, Kamer van Koophandel. Foto: Shutterstock)